什邡市中小学
学生学籍系统管理制度
第一章 总则
第一条 为加强和规范中小学学生学籍管理,提高中小学学籍管理水平,保障适龄儿童、少年受教育的权利,依据教育部《中小学生学籍管理办法》、《四川省普通高中学生学籍管理办法(试行)》、《四川省中小学生学籍管理系统(义务教育阶段)运行使用办法(试行)》,结合我市实际制定本制度。
第二条 学生学籍管理在国务院教育行政部门领导下,实行分级负责、省级统筹、属地管理、学校实施的管理体制,采用信息化方式,统一使用全国中小学生学籍信息管理系统(以下简称国网)。本制度适用于本市中小学学生的电子学籍管理工作。
第二章 人员配备及管理职责
第三条 市教育行政部门负责辖区内学生学籍管理工作,督促学校做好学生学籍的日常管理,应用电子学籍系统进行相应管理。具体负责义务教育学籍管理,包括学生学籍注册、异动、毕业、关键数据变更等工作;负责处理问题学籍;协助管理高中学籍,指导学校做好学生毕业工作,协助上级教育行政部门做好其他学籍管理工作等。
第四条 各学校应配备1名以上的专职学籍管理员,负责本校学生信息的审核、导入系统、学籍系统日常管理和维护、学籍档案资料(含纸质)的管理。
除学籍管理员以外,学校主要负责人、教导主任、班主任都是学籍工作的主要管理者、实施者。学校主要负责人是本校数据的第一责任人,要对学籍管理工作提供必要条件、制定管理制度。教导主任是学籍工作主要组织实施者,具体组织开展各项工作,对学籍管理相关工作进行检查、督促、考核等。班主任和其他相关教师负责学生基本信息采集、审核、录入。
第五条 专职学籍管理员相对固定,规模大的学校可安排多人从事学籍管理工作的,应指定一名学籍管理员牵头,负责校外工作联系和校内工作推进。学校应对承担学籍管理工作的同志核定一定的工作量。因工作需要更换学籍管理员,学校要及时上报备案,义务教育阶段学校报教育股备案,各普通高中学校除报教育股备案外,还需报德阳市教育局基教科备案。学校要做好新任学籍管理员的培训和工作交接。
第三章 学籍建立
第六条 全市义务教育年限为9年,实行六三制、九年一贯制;普通高中教育年限为3年。学生均须建有学籍。学籍仅反映学生在校期间的相关情况。
第七条 实行秋季入学集中注册制度。9月1日至9月30日为新生学籍注册时间。学校要严格按照教育行政部门确定的招生计划、招生办法等录取学生,不得对未经批准擅自超计划招生、超标准设置班额予以审核通过,不得对违规招生注册学籍。
第八条 学校按规定收集学生个人信息,学生须提供户口簿,确保及时、准确、完善。凡在信息采集中出现身份证号码重复、身份证号码错误、无身份证号码的,要认真调查核对,弄清原因,并由家长和学生填写证明表后方可录入学籍管理系统。
第九条 严格普通高中新生学籍注册管理。入学新生须持由德阳市教育局、德阳市招办核准、学校发给本人的录取通知书在规定的时间内到学校办理入学手续。每年的8月15号前,普通高中学校按导入学籍系统的表格模板完成学生信息录入,形成录取新生分班名册(纸质表和电子表),报送德阳市教育局基教科,德阳市教育局基教科对新生录取资格、学校完成计划情况和班额设置情况进行审核,对审核通过的学校进行学生名册锁定,由学校按审核通过名册导入系统。
审核通过的名册如有变动,学校应具备书面情况说明,并交教育局分管局长签署意见,上报德阳市教育局审批。对未通过审核的学校学生不予注册学籍。
学生因故不能按期到校注册的,须由其法定监护人以书面形式向录取学校申请延期注册,延期注册时间不得超过2周。未报到或期满仍未到校报到注册的,学校需及时查明原因,并报市县两级教育主管部门。学生注册后,学校将为每一位学生建立学籍,学籍分为电子学籍和纸质学籍,两者信息须保持一致。
严禁安排未办理入学注册手续的学生就读。
第四章 学籍变更管理
第十条 义务教育阶段学生转学、休学、复学、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校等,学生(家长)要填写相关申请表(登记表),逐级审核通过,学校应将相关材料留存备案,并相应做好电子学籍变更。义务教育阶段学生原则上不予留级。学籍变更应在每年春期开学至3月31日和6月1日至9月30日期间进行,学期中间一般不办理。学生在休学期间、受处分期间不予转学。小学的六年级、九年级第二学期原则上不办理转学。小学原则上不得招收已完成初等义务教育的复读生,初级中学原则上不得招收已完成九年义务教育的复读生。
第十一条 普通高中学生留级、休学、复学、退学、转学、开除、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校填写相关申请表,按流程审核通过。学生转学一般应在开学后两周内完成。申请退学必须由学生本人和家长(监护人)共同申请,学校向家长发放《普通高中学生退学告知书》(学生、家长签字,加盖骑缝章,学校、家长各留存一份),明确告知退学后不再启用学籍,学生填写《四川省普通高中学生退学申请表》,完善相关手续,学校、教育股、市教育局基教科逐级审核通过。
第十二条 学籍变更做到纸质与电子办理同步进行,对所有学籍变更的学生要严格做好资料审查,健全学生相关档案资料,并做好纸质资料备案。
第五章 学生考试评价录入
第十三条 义务教育阶段学校要建立每个学生的电子成长档案,每学期将德智体等方面的综合素质评价结果由学校教师用户录入系统并逐级上报。
第十四条 普通高中学校在学期结束前将学分认定、综合素质评价、学业水平考试等考核评价信息记入学生学籍管理系统,每次学业水平考试报名前完成年级学生学籍信息清理,防止遗漏,同时具备纸质档案。其中,每年上下学期结束前做好学生综合素质阶段性评价,每年10月30日前做好学生体检工作,每年4月30日前做好高三学生终结性评价;在每学期放假前上报学生学分;按时完成学业水平考试科目、考查科目的成绩录入,不出现因组织失误造成学生漏考、漏录等问题。
学业水平考试前(含正考和补考),要将考试流程、考试时间、考试规则、成绩查询等信息进行公示。考试后要及时将考试成绩通知到每一位学生,对于需要参加补考的学生,学校必须以纸质的方式告知学生补考时间及相关事项。及时上报外省转入学生学业考试成绩(外省转入学生的学业水平考试成绩证明需原校所在地地市级以上教育行政部门盖章确认)。
第六章 保障与措施
第十五条 各校学籍管理员应在每个工作日登陆电子学籍系统和学籍管理工作群,及时处理学籍相关业务,了解最新学籍管理动态。各学校应当每学期复核学生学籍,确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。
第十六条 加强学籍信息的保密管理,建立严格的学籍信息保密制度。各校要指定专门部门、专门人员管理系统账号密码、学籍管理用户账号密码和学生学籍信息(纸质和电子)档案,确保系统和学籍信息安全。未经批准任何人员不得泄露学籍信息,严禁擅自下载、截图、传输学籍信息,对于违规泄漏学籍信息的要予以批评教育,情节严重的要予以行政处分,构成犯罪的将移送司法机关处理。
第十七条 各学校要对学校教师、起始年级新生、毕业年级的学生和家长开展学籍管理的宣传,利用家长会、发放宣传资料等形式让学生、家长了解学籍的重要性,知晓学籍注册、学籍变更等学籍管理的相关规定。普通高中还应对考试评价、高中毕业(结业、肄业)的相关规定进行宣传教育。
第十八条 教育局将按照《什邡市学籍管理工作考核办法》,每年对全市各学校学籍管理工作进行考核,考核结果纳入年度目标考核范畴,各学校也应制定相应的工作管理制度和考评办法,完善考核机制。
第七章 附则
第十九条 本制度由教育股负责解释,自发布之日起实施。
四川省中小学生
学籍信息管理系统(义务教育阶段)运行
使用办法(试行)
第一章 总则
第一条 为规范全省义务教育阶段学生的电子学籍管理,确保四川省中小学生学籍信息管理系统顺利运行,根据《中华人民共和国义务教育法》、《教育部关于做好全国中小学生学籍信息管理系统建设工作的通知》(教基一函〔2012〕12号)、《四川省教育厅关于进一步做好学籍管理系统建设工作的通知》(川教函〔2013〕311号)等有关法律和政策文件,特制定《四川省中小学生学籍信息管理系统(义务教育阶段)运行使用办法(试行)》,以下简称《办法》。
第二条 我省辖区内所有义务教育阶段学生学籍信息均应纳入四川省中小学生学籍信息管理系统(以下简称学籍管理系统),实施电子化管理。
第三条 学籍管理系统采用“一级建设,四级应用”,“一级建设”指建立省级数据业务中心进行物理部署,“四级应用”指省、市(州)、县(市、区)、学校四级应用。实行“学校登录,以县为主,分层汇总,全省统一”的原则进行管理。
学籍管理系统中的数据信息由省、市(州)、县(市、区)三级教育行政部门与学校共同管理。学校负责学生信息的采集、初审、录入、更新和本校基本信息登录及维护;县(市、区)教育行政部门负责所辖学校、学生信息的审核和本单位信息维护;市(州)教育行政部门负责辖区内所有学校、学生信息的最终确认和本单位信息登录及维护。
本系统实行定期锁定及开放。所有在学籍管理系统中新增或修改信息只能在每年3月1日至3月31日和6月1日至9月30日期间进行。
已在学籍管理系统中生成的信息,因错误确需修改而在系统中无法进行修改的特殊情况,由市(州)教育行政部门在系统开放期内以正式文件向省教育厅提出修改申请,省教育厅统一处理。
第四条 学生学籍必须在学籍管理系统中进行注册方可获得。学生的学籍号包括学籍主号和学籍辅号(编码规则附后)。学籍主号为学生身份证号;港澳台学生的学籍主号采用该学生的回乡证号;华侨及外籍学生的学籍主号采用该学生的护照号。学籍辅号在学生注册学籍成功后由学籍管理系统自动生成。学生的学籍号全省唯一,终身使用。
第五条 学生学籍不得同时在两所学校注册。学生入学注册学籍时,学校应确认学生未在其他学校注册过学籍。学校以虚假信息注册的学生学籍一律无效。
第六条 省教育厅统筹组织全省中小学生电子学籍管理,指导、监督、检查各地和学校的电子学籍管理工作。省教育厅基础教育处牵头负责,其他处室和有关单位按相关要求各负其责。
各市(州)、县(市、区)教育行政部门应制定适应本地学生学籍电子化管理实际需要的管理办法,落实管理人员、职责,落实操作流程,并对辖区内中小学学籍电子化管理工作进行指导和督导。
学校应制定相应的岗位责任制度,做到任务到岗、责任到人,确保学生信息的真实、有效。学校主要负责人是本校数据的第一责任人。班主任和其他相关教师是学生信息录入、审核的直接责任人。学校应安排专人负责电子学籍管理工作,学籍管理员是本校电子学籍数据管理的直接责任人。
各级教育行政部门一旦发现违反学籍管理操作的情况,应及时予以纠正并追究相应人员责任。
第二章 用户和管理权限
第七条 学籍管理系统用户分为教育行政部门用户和学校用户,采取分级分配管理权限的方式进行管理。教育行政部门用户分为系统管理用户、学籍管理用户和普通用户;学校用户分为系统管理用户、学籍管理用户、教师用户和普通用户。
第八条 各级教育行政部门和学校应指定专门部门、专门人员管理系统管理用户账号和学籍管理用户账号。
系统管理用户经本单位相关领导批准授权后根据不同的需求设置用户和分配用户权限并维护本单位的基本信息。每个单位设一名系统管理用户。各级系统管理用户一般应设在系统技术支持部门。
学籍管理用户经本单位相关领导批准授权后负责本单位的电子学籍管理工作。
普通用户原则上只有查询信息的权限。
教师用户一般用作教师对学生的考核评价信息的录入和更新。
第九条 部分暂无条件实行学籍电子化管理的农村学校,由主管教育行政部门根据实际统筹安排,可由中心学校统一实施管理
第三章 学校信息
第十条 在学籍管理系统中的学校是指小学到高中含义务教育阶段教学任务的、有学校标识码的学校。学校标识码由教育部下发,与教育事业统计中的学校机构标识码对应。一所学校一个标识码。
新建学校尚未取得学校标识码的,在学校信息录入系统并上报教育部审核后,获取由教育部下发学校标识码。学校仅改变名称的,沿用原学校标识码。学校合并时,在不改变学校类别的前提下,新设学校可使用合并前的一个学校标识码。当学校撤销或改变学校类别时,须重新编码,其原学校标识码作废,系统将对学校做删除标记,学校信息保存在系统中。已作废的学校标识码不得再赋予其他的学校(机构)使用,以保持学校标识码的唯一性。已取消的学校恢复使用的,启用原学校标识码。
第十一条 学校基本信息发生变更时,由学校提交申请,经县(市、区)教育行政部门审核、市(州)教育行政部门确认后完成在学籍管理系统中的修改。学籍管理系统在每年6月1日至7月31日期间开放该项功能。
第十二条 需要增设、撤并学校,由主管教育行政部门提出申请,经市(州)教育行政部门审核后完成在学籍管理系统中的修改。学籍管理系统在每年6月1日至7月31日期间开放该项功能。
第四章 学籍注册
第十三条 县级教育行政部门应会同乡镇或街道等相关单位,建立户籍在本辖区的所有当年需要接受义务教育(分为小学和初中两个阶段)的学龄儿童、少年花名册,录入到学校学籍管理系统。该项工作应于每年7月30日前完成。
第十四条学校在每年的9月20日之前完成新生信息采集、确认,录入学籍管理系统,并通过学籍信息管理系统的新生上报功能,提交给主管教育行政部门审核。主管教育行政部门完成新生信息审核并提交市(州)教育行政部门确认,市(州)教育行政部门对新生学籍确认,生成学籍主号和辅号后,新生正式注册入籍。该项工作应于每年9月30日前完成。
无身份证号码、身份证号码重复、身份证号码验证错误的学生,由学校对其基本信息及身份信息进行采集、确认,录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
港澳台学生由学校对其基本信息进行采集、确认,用返乡证编号作为其身份信息录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
外籍学生由学校对其基本信息进行采集、确认,用护照编号作为其身份信息录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
第十五条 市(州)和县(市、区)教育行政部门应根据教育部和省教育厅有关政策规定,合理设定辖区内各学校的招生规模及班额。
第十六条 如需对学生的基本信息进行修改,应由学生及其监护人向学校提出书面申请,并出具相关证明;学校审核确认后,在学籍管理系统中发起修改申请,经主管教育行政部门审核、市(州)教育行政部门确认后在学籍管理系统中进行修改。
第五章 学籍变更
第十七条 学校和各级教育行政部门应规范学籍变更程序。学生学籍的变更应在学籍管理系统开放期间进行。所有学籍变更均应遵循学校申请、主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认的程序。
第十八条 学籍管理系统中的学籍变更包括休学、复学、转学(省内转学、转学到省外、从省外转入)、辍学、死亡、出境、出境复学、其他离校、注销、启用学籍等。
第十九条 学生休学时,由学生及其监护人向学校提出书面申请;学校审核同意后,在学籍管理系统中发起休学申请,打印《四川省义务教育阶段学生休学复学申请表》,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成休学变更。学生休学期间保留学籍。
学生在休学期满后,由学生及其监护人持《四川省义务教育阶段学生休学复学申请表》和其他有效证明,向学校提出复学申请;学校审核同意后,在学籍管理系统发起复学申请,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成复学变更。
第二十条 省内转学,由转出学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经转入学校审核通过,转出学校确认,转出学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,转入学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。转学完成后,原学校不得保留学籍。
跨省转学的,由省内学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。省内学校应留存省外学校提供的相关转学证明。待全国学籍管理系统运行使用后,跨省转学按照国家相关规定办理。
各级教育行政部门和学校不得无故拒绝符合条件的学生转学。特殊情况下,上级教育行政部门有权统筹安排学生转学。学生转学成功后,转出学校应将相关转学证明材料留存备案。学生转学应在学期结束或开学时进行,学期中间一般不办理转学。
第二十一条 辍学、死亡、出境、其他离校、注销等学籍变更,由学校确认后,在学籍管理系统中发起相应学籍变更申请,打印相应的申请(登记)表,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成学籍变更。学校应将相关转学证明材料留存备案。
第二十二条 出境复学、启用学籍,由学生及其监护人向原就读学校提出书面申请;学校审核同意后,在学籍管理系统中发起启用学籍申请,打印相应的申请(登记)表,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成学籍变更。
第六章 学生评价
第二十三条 学校建立每个学生的电子成长档案,每学期对学生德智体等方面实施综合素质评价,评价结果由学校教师用户录入到学籍管理系统中,并按要求逐级上报相关数据。
学生的成长电子档案包括学科学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等内容。
第七章 毕业管理
第二十四条 每学年结束时,学校应在学籍管理系统中核实毕业班学生电子学籍信息,打印《四川省义务教育阶段学生基本信息表》,交由学生及其监护人签字确认后,编制毕业生花名册,经主管教育行政部门审核,市(州)教育行政部门确认后,完成毕业操作。学生的毕业操作在每年的7月31日之前完成。
学生毕业后的电子学籍信息不能修改。
第八章 学籍信息安全
第二十五条 学籍管理系统将记录所有用户在软件中的所有操作,以备数据安全责任追查。各级各类用户应保管好账号和密码,并定期修改密码。
第二十六条 学籍管理系统中的数据,学籍数据仅用于教育行政部门和学校的业务管理,未经教育行政部门授权,任何人不得更改或查询。
第二十七条 学生电子学籍档案永久保存。
第九章 附则
第二十八条 各市(州)教育行政部门应根据本《办法》,结合当地实际,制定实施细则,并报省教育厅备案。
第二十九条 本《办法》由省教育厅负责解释。
第三十条 本《办法》自印发之日三十日后实施,有效期2年。
附件1
四川省中小学生学籍信息管理系统编码规则
1.学生的学籍主号
学生的学籍主号为学生身份证号、回乡证号或护照号。无身份证的学生,使用教育部编制的全国统一的个人标识自编码作为学籍主号。
2.学生的学籍辅号
学生的学籍辅号共18位,其中:第1-6位为全国统一的省、市(州)、县(市、区)行政区划代码;第7-9位为学生首次注册学籍所在学校的学校办学类型;第10-12位为首次注册学籍所在学校的学校代码,由教育行政部门为所辖学校统一编定;第13-14位为学生首次注册学籍的年份;第15-18位为学生学籍序号,以学校为单位,从0001号开始依次编号。
3.学校类型代码
学校办学类型:
2 初等教育
21 小学
211 小学、218 小学教学点、219 附设小学班
3 中等教育
31 普通初中
311 初级中学、312 九年一贯制学校、319 附设普通初中班、
32 职业初中
321 职业初中、329 附设职业初中班
34 普通高中
341 完全高中、342 高级中学、345 十二年一贯制学校、349 附设普通高中班
37 工读学校
371 工读学校
5 特殊教育
51 特殊教育学校
511 盲人学校、512 聋人学校、513 培智学校、514 其他特殊教育学校、519 附设特教班
中小学生学籍管理相关问题处理办法
一、细化学籍号相关规定
1.建立正式学籍号定期下发机制
将未分配正式学籍号的学生数据与国家人口基础信息库进行比对,通过后分配“G”字头正式学籍号,每年春季学期开学后,通过学籍系统下发。对于没有提供身份证号但查重没有问题的学生,分配“J”字头正式学籍号。探索允许“J”字头学籍号,在学生补充身份证相关信息并通过查重认证之后,变更为“G”字头学籍号,但保存历史信息。
2.维护“G”字头正式学籍号的权威
“G”字头正式学籍号通过了全国查重、国家人口基础信息库比对等一系列程序的严格检验,是学生身份的权威标识。原则上不允许删除“G”字头正式学籍号,如涉及问题学籍确需删除的,由省级教育行政部门提交佐证材料报教育部处理。身份证号发生变化的,在通过全国查重和身份比对后,将按照规则变更学籍号,并保存历史信息。
3.“G”字头正式学籍号关键信息修改
“姓名”和“身份证号”是两项关键信息,若需修改,应由学生所在学校学籍管理员在学籍系统内上传相关证明材料照片,县级学籍主管部门核办后,重新进行全国查重和身份比对。
4.保障临时学籍号学生的权益
临时学籍号以“L”开头,是每个学生获得正式学籍号之前的必经阶段,是学生获得正式学籍号前办理各项业务的依据。各地各校在办理有关业务时要对持有临时学籍号的学生一视同仁,切实保障其合法权益。
二、关于非小学一年级新生建籍
全国中小学生原则上应通过与学前教育管理系统对接或在小学一年级入学时建立学籍。少数因故没有建立学籍的非小学一年级学生,由省级教育行政部门在每月月末将学生名单按规定的格式提交教育部教育管理信息中心进行全国学籍查重。查重通过的才能新建学籍,查重不通过的,应按规定办理转学手续。
三、关于转学和毕业后跨省就学业务办理
1.简化转学证明材料
在转学等业务流程中,学籍系统在学校和区县学籍管理员处理环节的基础上设置了学校和区县教育行政部门负责人的核办环节,相当于纸质材料的盖章审批。因此,通过学籍系统办理转学,除了要求家长提供学籍准确信息(如转出学校打印的学生基本信息表)和转入学校(接收学校)需要在学籍系统内上传说明转学原因的证明材料之外,各地各校不应再要求家长(学生)提供其他材料。除了因故障需要先线下办理以外,取消纸质转学审批表和证明材料。
2.允许“出国留学”等状态的学生办理转学
为进一步贴近服务学生和家长,适应学籍管理实际,学籍系统将允许处于“出国”“其他离校”“退学”“开除”等状态的学生直接办理转学(含跨省转学)。转学完成后,学生状态不变,在转入学校办理相关手续后变为在校生状态。“休学”状态的学生应在原就读学校办理复学手续后再办理转学手续。
3.保留毕业后跨省就学功能
在城镇化和户籍制度改革背景下,学生流动日益频繁,跨省招生已成为学籍管理的重要内容。从管理角度,跨省就学与跨省转学核办流程并不一样,学籍系统需要有一个独立功能服务跨省招生业务,经反复论证,暂不将此功能与跨省转学功能合并。
4.进一步规范毕业后跨省就学核办
转入省份应明确外省学生就学和升学的条件,指导区(县)教育行政部门和学校妥善处理和核办毕业后跨省就学。学生毕业学校所在区(县)学籍主管部门要认真负责核办毕业后跨省就学申请,对于外省份同意接收的要及时办理,不得以接收省份可能违规招生、学生分数可能未达到接收省份要求等理由驳回申请,减少跨省业务纠纷。
5.明确有关业务办理发起时间
为做好毕业结业和升级处理工作,每年从7月15日零时至8月14日24时,学籍系统暂停发起转学业务,其他时间均可发起,7月15日零时之前发起的转学业务可继续办理。各地各校应在7月30日前在学籍系统内完成中小学生毕业结业操作。毕业年级学生的转学业务和问题学籍处理应在毕业结业操作之前办理完毕,否则转学业务将被清理,清理后须按规定重新发起申请。
全国非毕业年级中小学生升级时间为8月10日24时,由教育部在学籍系统后台统一进行。升级操作不影响非毕业年级学生之前已经发起的转学等业务的办理。
每年毕业后跨省就学新业务发起时间限定为8月15日零时至12月14日24时、3月1日零时至5月31日24时。各地招生处理工作应在11月30日之前完成。
6.保留跨省业务调档环节
少数跨省转学(就学)的学生,在跨省业务申请核办完成后,没有去学校报到。为有效解决此类问题,保留跨省业务调档环节。学生跨省业务核办完成后,转入学校应根据学生报到情况在10个工作日内发起调档操作,逾期不调档的,学籍系统将自动取消该业务。对于未报到的学生招生学校不得发起调档申请。
7.清理超期转学和毕业后跨省就学业务
转学和毕业后跨省就学业务发起后,每个环节均应在10个工作日内核办完毕。对于发起后超过90天未完成的业务(不含已经进入调档环节的业务),学籍系统将在后台自动清理,清理后,转入学校需重新发起申请。学籍系统将增加监控功能,除寒暑假外,未在10个工作日内完成核办的责任单位将被记录并纳入月度通报。
8.慎重对待未足龄学生跨省入学需求
对于8月31日未满6周岁外省儿童入学需求要慎重对待,避免跨省就学后再转回本省就学。
四、关于毕业年级学生业务办理
1.妥善处理毕业生问题学籍
为保障学生权益,各地各校应尽量在学生毕业前完成毕业年级学生问题学籍处理,未及处理的毕业年级问题学籍学生应允许其毕业和招生。相关学生毕业后被招生的,招生学校应尽快根据实际情况继续处理问题学籍。相关学生毕业后始终未被招生的,不再纳入问题学籍处理范畴。
2.规范办理不同学制省份间小学生毕业前后跨省业务
不同学制(6-3,5-4等)省份间办理小学生毕业前后跨省业务时,应按照1-9年级进行对应,原则上不得变更就读年级。在保障学生完整接受9年义务教育的前提下,接收学校可以根据本省实际,结合学生意愿和学力,经区县教育行政部门同意变更入读年级。学籍系统的跨省转学和毕业后跨省就学功能将全面支持各种学制对应。
3.毕业回退与招生回退
学生毕业以后在学籍系统中成为毕业生状态,处于毕业生状态的学生才能被招生。原则上,被招生的学生到下一学段入学报到后才能调转学籍并再次变为在校生状态。作为对误操作的救济措施,学籍系统将按照“谁操作、谁负责”的原则增加回退功能,允许区(县)学籍管理部门将被误招学生回退至毕业生状态,在学生毕业后半年内将毕业生回退至在校生状态。
五、关于其他学籍变动
1.关于跳级和留级问题
《中小学生学籍管理办法》已授权省级教育行政部门制订中小学生跳级和留级等学籍变动的具体条件和管理办法。学籍系统具备相关处置功能,由省级教育行政部门根据本省学籍管理的具体规定设置地市、区县的处理权限。各省级教育行政部门要把促进每一名学生的健康成长作为工作的出发点和落脚点,探索建立和规范学生跳级或留级的工作机制,指导地市和区县做好相关管理工作。
2.规范“其他离校”和“辍学”处理
对离校前未告知学校具体原因,离校时间超过3个月且联系不上的学生,学校应在学籍系统中将其置为“其他离校”状态。属于义务教育辍学的,应按照有关规定进行标识和书面报告。
六、关于学籍信息更新
每名学生的学籍信息中,“是否留守儿童”“是否进城务工人员随迁子女”“政治面貌”“现住址”“联系电话”“户口所在地”“上下学交通距离”“上下学交通方式”等字段可能发生变化,班主任要将学生上述信息的变动情况通知学校学籍管理员,在学籍系统内及时更新。县级教育行政部门要建立信息核查工作机制,每学期核查一次学籍信息变动情况,确保学籍信息准确,与实际一致。
七、关于居住证管理
国务院《居住证暂行条例》2016年1月1日已开始实施,义务教育将建立以居住证为主要依据的随迁子女就学政策。为做好相关管理工作,学籍系统将增加居住证管理和统计分析功能,新增“是否持有居住证”“居住证的签发机关”“居住证的签发日期”等字段。各地教育行政部门要指导督促学校及时录入审核和更新各字段。
什邡市中小学
学生学籍系统管理制度
第一章 总则
第一条 为加强和规范中小学学生学籍管理,提高中小学学籍管理水平,保障适龄儿童、少年受教育的权利,依据教育部《中小学生学籍管理办法》、《四川省普通高中学生学籍管理办法(试行)》、《四川省中小学生学籍管理系统(义务教育阶段)运行使用办法(试行)》,结合我市实际制定本制度。
第二条 学生学籍管理在国务院教育行政部门领导下,实行分级负责、省级统筹、属地管理、学校实施的管理体制,采用信息化方式,统一使用全国中小学生学籍信息管理系统(以下简称国网)。本制度适用于本市中小学学生的电子学籍管理工作。
第二章 人员配备及管理职责
第三条 市教育行政部门负责辖区内学生学籍管理工作,督促学校做好学生学籍的日常管理,应用电子学籍系统进行相应管理。具体负责义务教育学籍管理,包括学生学籍注册、异动、毕业、关键数据变更等工作;负责处理问题学籍;协助管理高中学籍,指导学校做好学生毕业工作,协助上级教育行政部门做好其他学籍管理工作等。
第四条 各学校应配备1名以上的专职学籍管理员,负责本校学生信息的审核、导入系统、学籍系统日常管理和维护、学籍档案资料(含纸质)的管理。
除学籍管理员以外,学校主要负责人、教导主任、班主任都是学籍工作的主要管理者、实施者。学校主要负责人是本校数据的第一责任人,要对学籍管理工作提供必要条件、制定管理制度。教导主任是学籍工作主要组织实施者,具体组织开展各项工作,对学籍管理相关工作进行检查、督促、考核等。班主任和其他相关教师负责学生基本信息采集、审核、录入。
第五条 专职学籍管理员相对固定,规模大的学校可安排多人从事学籍管理工作的,应指定一名学籍管理员牵头,负责校外工作联系和校内工作推进。学校应对承担学籍管理工作的同志核定一定的工作量。因工作需要更换学籍管理员,学校要及时上报备案,义务教育阶段学校报教育股备案,各普通高中学校除报教育股备案外,还需报德阳市教育局基教科备案。学校要做好新任学籍管理员的培训和工作交接。
第三章 学籍建立
第六条 全市义务教育年限为9年,实行六三制、九年一贯制;普通高中教育年限为3年。学生均须建有学籍。学籍仅反映学生在校期间的相关情况。
第七条 实行秋季入学集中注册制度。9月1日至9月30日为新生学籍注册时间。学校要严格按照教育行政部门确定的招生计划、招生办法等录取学生,不得对未经批准擅自超计划招生、超标准设置班额予以审核通过,不得对违规招生注册学籍。
第八条 学校按规定收集学生个人信息,学生须提供户口簿,确保及时、准确、完善。凡在信息采集中出现身份证号码重复、身份证号码错误、无身份证号码的,要认真调查核对,弄清原因,并由家长和学生填写证明表后方可录入学籍管理系统。
第九条 严格普通高中新生学籍注册管理。入学新生须持由德阳市教育局、德阳市招办核准、学校发给本人的录取通知书在规定的时间内到学校办理入学手续。每年的8月15号前,普通高中学校按导入学籍系统的表格模板完成学生信息录入,形成录取新生分班名册(纸质表和电子表),报送德阳市教育局基教科,德阳市教育局基教科对新生录取资格、学校完成计划情况和班额设置情况进行审核,对审核通过的学校进行学生名册锁定,由学校按审核通过名册导入系统。
审核通过的名册如有变动,学校应具备书面情况说明,并交教育局分管局长签署意见,上报德阳市教育局审批。对未通过审核的学校学生不予注册学籍。
学生因故不能按期到校注册的,须由其法定监护人以书面形式向录取学校申请延期注册,延期注册时间不得超过2周。未报到或期满仍未到校报到注册的,学校需及时查明原因,并报市县两级教育主管部门。学生注册后,学校将为每一位学生建立学籍,学籍分为电子学籍和纸质学籍,两者信息须保持一致。
严禁安排未办理入学注册手续的学生就读。
第四章 学籍变更管理
第十条 义务教育阶段学生转学、休学、复学、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校等,学生(家长)要填写相关申请表(登记表),逐级审核通过,学校应将相关材料留存备案,并相应做好电子学籍变更。义务教育阶段学生原则上不予留级。学籍变更应在每年春期开学至3月31日和6月1日至9月30日期间进行,学期中间一般不办理。学生在休学期间、受处分期间不予转学。小学的六年级、九年级第二学期原则上不办理转学。小学原则上不得招收已完成初等义务教育的复读生,初级中学原则上不得招收已完成九年义务教育的复读生。
第十一条 普通高中学生留级、休学、复学、退学、转学、开除、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校填写相关申请表,按流程审核通过。学生转学一般应在开学后两周内完成。申请退学必须由学生本人和家长(监护人)共同申请,学校向家长发放《普通高中学生退学告知书》(学生、家长签字,加盖骑缝章,学校、家长各留存一份),明确告知退学后不再启用学籍,学生填写《四川省普通高中学生退学申请表》,完善相关手续,学校、教育股、市教育局基教科逐级审核通过。
第十二条 学籍变更做到纸质与电子办理同步进行,对所有学籍变更的学生要严格做好资料审查,健全学生相关档案资料,并做好纸质资料备案。
第五章 学生考试评价录入
第十三条 义务教育阶段学校要建立每个学生的电子成长档案,每学期将德智体等方面的综合素质评价结果由学校教师用户录入系统并逐级上报。
第十四条 普通高中学校在学期结束前将学分认定、综合素质评价、学业水平考试等考核评价信息记入学生学籍管理系统,每次学业水平考试报名前完成年级学生学籍信息清理,防止遗漏,同时具备纸质档案。其中,每年上下学期结束前做好学生综合素质阶段性评价,每年10月30日前做好学生体检工作,每年4月30日前做好高三学生终结性评价;在每学期放假前上报学生学分;按时完成学业水平考试科目、考查科目的成绩录入,不出现因组织失误造成学生漏考、漏录等问题。
学业水平考试前(含正考和补考),要将考试流程、考试时间、考试规则、成绩查询等信息进行公示。考试后要及时将考试成绩通知到每一位学生,对于需要参加补考的学生,学校必须以纸质的方式告知学生补考时间及相关事项。及时上报外省转入学生学业考试成绩(外省转入学生的学业水平考试成绩证明需原校所在地地市级以上教育行政部门盖章确认)。
第六章 保障与措施
第十五条 各校学籍管理员应在每个工作日登陆电子学籍系统和学籍管理工作群,及时处理学籍相关业务,了解最新学籍管理动态。各学校应当每学期复核学生学籍,确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。
第十六条 加强学籍信息的保密管理,建立严格的学籍信息保密制度。各校要指定专门部门、专门人员管理系统账号密码、学籍管理用户账号密码和学生学籍信息(纸质和电子)档案,确保系统和学籍信息安全。未经批准任何人员不得泄露学籍信息,严禁擅自下载、截图、传输学籍信息,对于违规泄漏学籍信息的要予以批评教育,情节严重的要予以行政处分,构成犯罪的将移送司法机关处理。
第十七条 各学校要对学校教师、起始年级新生、毕业年级的学生和家长开展学籍管理的宣传,利用家长会、发放宣传资料等形式让学生、家长了解学籍的重要性,知晓学籍注册、学籍变更等学籍管理的相关规定。普通高中还应对考试评价、高中毕业(结业、肄业)的相关规定进行宣传教育。
第十八条 教育局将按照《什邡市学籍管理工作考核办法》,每年对全市各学校学籍管理工作进行考核,考核结果纳入年度目标考核范畴,各学校也应制定相应的工作管理制度和考评办法,完善考核机制。
第七章 附则
第十九条 本制度由教育股负责解释,自发布之日起实施。
四川省中小学生
学籍信息管理系统(义务教育阶段)运行
使用办法(试行)
第一章 总则
第一条 为规范全省义务教育阶段学生的电子学籍管理,确保四川省中小学生学籍信息管理系统顺利运行,根据《中华人民共和国义务教育法》、《教育部关于做好全国中小学生学籍信息管理系统建设工作的通知》(教基一函〔2012〕12号)、《四川省教育厅关于进一步做好学籍管理系统建设工作的通知》(川教函〔2013〕311号)等有关法律和政策文件,特制定《四川省中小学生学籍信息管理系统(义务教育阶段)运行使用办法(试行)》,以下简称《办法》。
第二条 我省辖区内所有义务教育阶段学生学籍信息均应纳入四川省中小学生学籍信息管理系统(以下简称学籍管理系统),实施电子化管理。
第三条 学籍管理系统采用“一级建设,四级应用”,“一级建设”指建立省级数据业务中心进行物理部署,“四级应用”指省、市(州)、县(市、区)、学校四级应用。实行“学校登录,以县为主,分层汇总,全省统一”的原则进行管理。
学籍管理系统中的数据信息由省、市(州)、县(市、区)三级教育行政部门与学校共同管理。学校负责学生信息的采集、初审、录入、更新和本校基本信息登录及维护;县(市、区)教育行政部门负责所辖学校、学生信息的审核和本单位信息维护;市(州)教育行政部门负责辖区内所有学校、学生信息的最终确认和本单位信息登录及维护。
本系统实行定期锁定及开放。所有在学籍管理系统中新增或修改信息只能在每年3月1日至3月31日和6月1日至9月30日期间进行。
已在学籍管理系统中生成的信息,因错误确需修改而在系统中无法进行修改的特殊情况,由市(州)教育行政部门在系统开放期内以正式文件向省教育厅提出修改申请,省教育厅统一处理。
第四条 学生学籍必须在学籍管理系统中进行注册方可获得。学生的学籍号包括学籍主号和学籍辅号(编码规则附后)。学籍主号为学生身份证号;港澳台学生的学籍主号采用该学生的回乡证号;华侨及外籍学生的学籍主号采用该学生的护照号。学籍辅号在学生注册学籍成功后由学籍管理系统自动生成。学生的学籍号全省唯一,终身使用。
第五条 学生学籍不得同时在两所学校注册。学生入学注册学籍时,学校应确认学生未在其他学校注册过学籍。学校以虚假信息注册的学生学籍一律无效。
第六条 省教育厅统筹组织全省中小学生电子学籍管理,指导、监督、检查各地和学校的电子学籍管理工作。省教育厅基础教育处牵头负责,其他处室和有关单位按相关要求各负其责。
各市(州)、县(市、区)教育行政部门应制定适应本地学生学籍电子化管理实际需要的管理办法,落实管理人员、职责,落实操作流程,并对辖区内中小学学籍电子化管理工作进行指导和督导。
学校应制定相应的岗位责任制度,做到任务到岗、责任到人,确保学生信息的真实、有效。学校主要负责人是本校数据的第一责任人。班主任和其他相关教师是学生信息录入、审核的直接责任人。学校应安排专人负责电子学籍管理工作,学籍管理员是本校电子学籍数据管理的直接责任人。
各级教育行政部门一旦发现违反学籍管理操作的情况,应及时予以纠正并追究相应人员责任。
第二章 用户和管理权限
第七条 学籍管理系统用户分为教育行政部门用户和学校用户,采取分级分配管理权限的方式进行管理。教育行政部门用户分为系统管理用户、学籍管理用户和普通用户;学校用户分为系统管理用户、学籍管理用户、教师用户和普通用户。
第八条 各级教育行政部门和学校应指定专门部门、专门人员管理系统管理用户账号和学籍管理用户账号。
系统管理用户经本单位相关领导批准授权后根据不同的需求设置用户和分配用户权限并维护本单位的基本信息。每个单位设一名系统管理用户。各级系统管理用户一般应设在系统技术支持部门。
学籍管理用户经本单位相关领导批准授权后负责本单位的电子学籍管理工作。
普通用户原则上只有查询信息的权限。
教师用户一般用作教师对学生的考核评价信息的录入和更新。
第九条 部分暂无条件实行学籍电子化管理的农村学校,由主管教育行政部门根据实际统筹安排,可由中心学校统一实施管理
第三章 学校信息
第十条 在学籍管理系统中的学校是指小学到高中含义务教育阶段教学任务的、有学校标识码的学校。学校标识码由教育部下发,与教育事业统计中的学校机构标识码对应。一所学校一个标识码。
新建学校尚未取得学校标识码的,在学校信息录入系统并上报教育部审核后,获取由教育部下发学校标识码。学校仅改变名称的,沿用原学校标识码。学校合并时,在不改变学校类别的前提下,新设学校可使用合并前的一个学校标识码。当学校撤销或改变学校类别时,须重新编码,其原学校标识码作废,系统将对学校做删除标记,学校信息保存在系统中。已作废的学校标识码不得再赋予其他的学校(机构)使用,以保持学校标识码的唯一性。已取消的学校恢复使用的,启用原学校标识码。
第十一条 学校基本信息发生变更时,由学校提交申请,经县(市、区)教育行政部门审核、市(州)教育行政部门确认后完成在学籍管理系统中的修改。学籍管理系统在每年6月1日至7月31日期间开放该项功能。
第十二条 需要增设、撤并学校,由主管教育行政部门提出申请,经市(州)教育行政部门审核后完成在学籍管理系统中的修改。学籍管理系统在每年6月1日至7月31日期间开放该项功能。
第四章 学籍注册
第十三条 县级教育行政部门应会同乡镇或街道等相关单位,建立户籍在本辖区的所有当年需要接受义务教育(分为小学和初中两个阶段)的学龄儿童、少年花名册,录入到学校学籍管理系统。该项工作应于每年7月30日前完成。
第十四条学校在每年的9月20日之前完成新生信息采集、确认,录入学籍管理系统,并通过学籍信息管理系统的新生上报功能,提交给主管教育行政部门审核。主管教育行政部门完成新生信息审核并提交市(州)教育行政部门确认,市(州)教育行政部门对新生学籍确认,生成学籍主号和辅号后,新生正式注册入籍。该项工作应于每年9月30日前完成。
无身份证号码、身份证号码重复、身份证号码验证错误的学生,由学校对其基本信息及身份信息进行采集、确认,录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
港澳台学生由学校对其基本信息进行采集、确认,用返乡证编号作为其身份信息录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
外籍学生由学校对其基本信息进行采集、确认,用护照编号作为其身份信息录入学籍管理系统,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后生成电子学籍。
第十五条 市(州)和县(市、区)教育行政部门应根据教育部和省教育厅有关政策规定,合理设定辖区内各学校的招生规模及班额。
第十六条 如需对学生的基本信息进行修改,应由学生及其监护人向学校提出书面申请,并出具相关证明;学校审核确认后,在学籍管理系统中发起修改申请,经主管教育行政部门审核、市(州)教育行政部门确认后在学籍管理系统中进行修改。
第五章 学籍变更
第十七条 学校和各级教育行政部门应规范学籍变更程序。学生学籍的变更应在学籍管理系统开放期间进行。所有学籍变更均应遵循学校申请、主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认的程序。
第十八条 学籍管理系统中的学籍变更包括休学、复学、转学(省内转学、转学到省外、从省外转入)、辍学、死亡、出境、出境复学、其他离校、注销、启用学籍等。
第十九条 学生休学时,由学生及其监护人向学校提出书面申请;学校审核同意后,在学籍管理系统中发起休学申请,打印《四川省义务教育阶段学生休学复学申请表》,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成休学变更。学生休学期间保留学籍。
学生在休学期满后,由学生及其监护人持《四川省义务教育阶段学生休学复学申请表》和其他有效证明,向学校提出复学申请;学校审核同意后,在学籍管理系统发起复学申请,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成复学变更。
第二十条 省内转学,由转出学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经转入学校审核通过,转出学校确认,转出学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,转入学校主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。转学完成后,原学校不得保留学籍。
跨省转学的,由省内学校在学籍管理系统中发起转学申请,打印《四川省义务教育阶段学生转学申请表》,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认,完成转学变更。省内学校应留存省外学校提供的相关转学证明。待全国学籍管理系统运行使用后,跨省转学按照国家相关规定办理。
各级教育行政部门和学校不得无故拒绝符合条件的学生转学。特殊情况下,上级教育行政部门有权统筹安排学生转学。学生转学成功后,转出学校应将相关转学证明材料留存备案。学生转学应在学期结束或开学时进行,学期中间一般不办理转学。
第二十一条 辍学、死亡、出境、其他离校、注销等学籍变更,由学校确认后,在学籍管理系统中发起相应学籍变更申请,打印相应的申请(登记)表,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成学籍变更。学校应将相关转学证明材料留存备案。
第二十二条 出境复学、启用学籍,由学生及其监护人向原就读学校提出书面申请;学校审核同意后,在学籍管理系统中发起启用学籍申请,打印相应的申请(登记)表,经主管教育行政部门审核和市(州)教育行政部门确认后,完成学籍变更。
第六章 学生评价
第二十三条 学校建立每个学生的电子成长档案,每学期对学生德智体等方面实施综合素质评价,评价结果由学校教师用户录入到学籍管理系统中,并按要求逐级上报相关数据。
学生的成长电子档案包括学科学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等内容。
第七章 毕业管理
第二十四条 每学年结束时,学校应在学籍管理系统中核实毕业班学生电子学籍信息,打印《四川省义务教育阶段学生基本信息表》,交由学生及其监护人签字确认后,编制毕业生花名册,经主管教育行政部门审核,市(州)教育行政部门确认后,完成毕业操作。学生的毕业操作在每年的7月31日之前完成。
学生毕业后的电子学籍信息不能修改。
第八章 学籍信息安全
第二十五条 学籍管理系统将记录所有用户在软件中的所有操作,以备数据安全责任追查。各级各类用户应保管好账号和密码,并定期修改密码。
第二十六条 学籍管理系统中的数据,学籍数据仅用于教育行政部门和学校的业务管理,未经教育行政部门授权,任何人不得更改或查询。
第二十七条 学生电子学籍档案永久保存。
第九章 附则
第二十八条 各市(州)教育行政部门应根据本《办法》,结合当地实际,制定实施细则,并报省教育厅备案。
第二十九条 本《办法》由省教育厅负责解释。
第三十条 本《办法》自印发之日三十日后实施,有效期2年。
附件1
四川省中小学生学籍信息管理系统编码规则
1.学生的学籍主号
学生的学籍主号为学生身份证号、回乡证号或护照号。无身份证的学生,使用教育部编制的全国统一的个人标识自编码作为学籍主号。
2.学生的学籍辅号
学生的学籍辅号共18位,其中:第1-6位为全国统一的省、市(州)、县(市、区)行政区划代码;第7-9位为学生首次注册学籍所在学校的学校办学类型;第10-12位为首次注册学籍所在学校的学校代码,由教育行政部门为所辖学校统一编定;第13-14位为学生首次注册学籍的年份;第15-18位为学生学籍序号,以学校为单位,从0001号开始依次编号。
3.学校类型代码
学校办学类型:
2 初等教育
21 小学
211 小学、218 小学教学点、219 附设小学班
3 中等教育
31 普通初中
311 初级中学、312 九年一贯制学校、319 附设普通初中班、
32 职业初中
321 职业初中、329 附设职业初中班
34 普通高中
341 完全高中、342 高级中学、345 十二年一贯制学校、349 附设普通高中班
37 工读学校
371 工读学校
5 特殊教育
51 特殊教育学校
511 盲人学校、512 聋人学校、513 培智学校、514 其他特殊教育学校、519 附设特教班
中小学生学籍管理相关问题处理办法
一、细化学籍号相关规定
1.建立正式学籍号定期下发机制
将未分配正式学籍号的学生数据与国家人口基础信息库进行比对,通过后分配“G”字头正式学籍号,每年春季学期开学后,通过学籍系统下发。对于没有提供身份证号但查重没有问题的学生,分配“J”字头正式学籍号。探索允许“J”字头学籍号,在学生补充身份证相关信息并通过查重认证之后,变更为“G”字头学籍号,但保存历史信息。
2.维护“G”字头正式学籍号的权威
“G”字头正式学籍号通过了全国查重、国家人口基础信息库比对等一系列程序的严格检验,是学生身份的权威标识。原则上不允许删除“G”字头正式学籍号,如涉及问题学籍确需删除的,由省级教育行政部门提交佐证材料报教育部处理。身份证号发生变化的,在通过全国查重和身份比对后,将按照规则变更学籍号,并保存历史信息。
3.“G”字头正式学籍号关键信息修改
“姓名”和“身份证号”是两项关键信息,若需修改,应由学生所在学校学籍管理员在学籍系统内上传相关证明材料照片,县级学籍主管部门核办后,重新进行全国查重和身份比对。
4.保障临时学籍号学生的权益
临时学籍号以“L”开头,是每个学生获得正式学籍号之前的必经阶段,是学生获得正式学籍号前办理各项业务的依据。各地各校在办理有关业务时要对持有临时学籍号的学生一视同仁,切实保障其合法权益。
二、关于非小学一年级新生建籍
全国中小学生原则上应通过与学前教育管理系统对接或在小学一年级入学时建立学籍。少数因故没有建立学籍的非小学一年级学生,由省级教育行政部门在每月月末将学生名单按规定的格式提交教育部教育管理信息中心进行全国学籍查重。查重通过的才能新建学籍,查重不通过的,应按规定办理转学手续。
三、关于转学和毕业后跨省就学业务办理
1.简化转学证明材料
在转学等业务流程中,学籍系统在学校和区县学籍管理员处理环节的基础上设置了学校和区县教育行政部门负责人的核办环节,相当于纸质材料的盖章审批。因此,通过学籍系统办理转学,除了要求家长提供学籍准确信息(如转出学校打印的学生基本信息表)和转入学校(接收学校)需要在学籍系统内上传说明转学原因的证明材料之外,各地各校不应再要求家长(学生)提供其他材料。除了因故障需要先线下办理以外,取消纸质转学审批表和证明材料。
2.允许“出国留学”等状态的学生办理转学
为进一步贴近服务学生和家长,适应学籍管理实际,学籍系统将允许处于“出国”“其他离校”“退学”“开除”等状态的学生直接办理转学(含跨省转学)。转学完成后,学生状态不变,在转入学校办理相关手续后变为在校生状态。“休学”状态的学生应在原就读学校办理复学手续后再办理转学手续。
3.保留毕业后跨省就学功能
在城镇化和户籍制度改革背景下,学生流动日益频繁,跨省招生已成为学籍管理的重要内容。从管理角度,跨省就学与跨省转学核办流程并不一样,学籍系统需要有一个独立功能服务跨省招生业务,经反复论证,暂不将此功能与跨省转学功能合并。
4.进一步规范毕业后跨省就学核办
转入省份应明确外省学生就学和升学的条件,指导区(县)教育行政部门和学校妥善处理和核办毕业后跨省就学。学生毕业学校所在区(县)学籍主管部门要认真负责核办毕业后跨省就学申请,对于外省份同意接收的要及时办理,不得以接收省份可能违规招生、学生分数可能未达到接收省份要求等理由驳回申请,减少跨省业务纠纷。
5.明确有关业务办理发起时间
为做好毕业结业和升级处理工作,每年从7月15日零时至8月14日24时,学籍系统暂停发起转学业务,其他时间均可发起,7月15日零时之前发起的转学业务可继续办理。各地各校应在7月30日前在学籍系统内完成中小学生毕业结业操作。毕业年级学生的转学业务和问题学籍处理应在毕业结业操作之前办理完毕,否则转学业务将被清理,清理后须按规定重新发起申请。
全国非毕业年级中小学生升级时间为8月10日24时,由教育部在学籍系统后台统一进行。升级操作不影响非毕业年级学生之前已经发起的转学等业务的办理。
每年毕业后跨省就学新业务发起时间限定为8月15日零时至12月14日24时、3月1日零时至5月31日24时。各地招生处理工作应在11月30日之前完成。
6.保留跨省业务调档环节
少数跨省转学(就学)的学生,在跨省业务申请核办完成后,没有去学校报到。为有效解决此类问题,保留跨省业务调档环节。学生跨省业务核办完成后,转入学校应根据学生报到情况在10个工作日内发起调档操作,逾期不调档的,学籍系统将自动取消该业务。对于未报到的学生招生学校不得发起调档申请。
7.清理超期转学和毕业后跨省就学业务
转学和毕业后跨省就学业务发起后,每个环节均应在10个工作日内核办完毕。对于发起后超过90天未完成的业务(不含已经进入调档环节的业务),学籍系统将在后台自动清理,清理后,转入学校需重新发起申请。学籍系统将增加监控功能,除寒暑假外,未在10个工作日内完成核办的责任单位将被记录并纳入月度通报。
8.慎重对待未足龄学生跨省入学需求
对于8月31日未满6周岁外省儿童入学需求要慎重对待,避免跨省就学后再转回本省就学。
四、关于毕业年级学生业务办理
1.妥善处理毕业生问题学籍
为保障学生权益,各地各校应尽量在学生毕业前完成毕业年级学生问题学籍处理,未及处理的毕业年级问题学籍学生应允许其毕业和招生。相关学生毕业后被招生的,招生学校应尽快根据实际情况继续处理问题学籍。相关学生毕业后始终未被招生的,不再纳入问题学籍处理范畴。
2.规范办理不同学制省份间小学生毕业前后跨省业务
不同学制(6-3,5-4等)省份间办理小学生毕业前后跨省业务时,应按照1-9年级进行对应,原则上不得变更就读年级。在保障学生完整接受9年义务教育的前提下,接收学校可以根据本省实际,结合学生意愿和学力,经区县教育行政部门同意变更入读年级。学籍系统的跨省转学和毕业后跨省就学功能将全面支持各种学制对应。
3.毕业回退与招生回退
学生毕业以后在学籍系统中成为毕业生状态,处于毕业生状态的学生才能被招生。原则上,被招生的学生到下一学段入学报到后才能调转学籍并再次变为在校生状态。作为对误操作的救济措施,学籍系统将按照“谁操作、谁负责”的原则增加回退功能,允许区(县)学籍管理部门将被误招学生回退至毕业生状态,在学生毕业后半年内将毕业生回退至在校生状态。
五、关于其他学籍变动
1.关于跳级和留级问题
《中小学生学籍管理办法》已授权省级教育行政部门制订中小学生跳级和留级等学籍变动的具体条件和管理办法。学籍系统具备相关处置功能,由省级教育行政部门根据本省学籍管理的具体规定设置地市、区县的处理权限。各省级教育行政部门要把促进每一名学生的健康成长作为工作的出发点和落脚点,探索建立和规范学生跳级或留级的工作机制,指导地市和区县做好相关管理工作。
2.规范“其他离校”和“辍学”处理
对离校前未告知学校具体原因,离校时间超过3个月且联系不上的学生,学校应在学籍系统中将其置为“其他离校”状态。属于义务教育辍学的,应按照有关规定进行标识和书面报告。
六、关于学籍信息更新
每名学生的学籍信息中,“是否留守儿童”“是否进城务工人员随迁子女”“政治面貌”“现住址”“联系电话”“户口所在地”“上下学交通距离”“上下学交通方式”等字段可能发生变化,班主任要将学生上述信息的变动情况通知学校学籍管理员,在学籍系统内及时更新。县级教育行政部门要建立信息核查工作机制,每学期核查一次学籍信息变动情况,确保学籍信息准确,与实际一致。
七、关于居住证管理
国务院《居住证暂行条例》2016年1月1日已开始实施,义务教育将建立以居住证为主要依据的随迁子女就学政策。为做好相关管理工作,学籍系统将增加居住证管理和统计分析功能,新增“是否持有居住证”“居住证的签发机关”“居住证的签发日期”等字段。各地教育行政部门要指导督促学校及时录入审核和更新各字段。